Auditoría de una gestoría
La auditoría de IA completa de una gestoría de ejemplo: cómo trabaja el equipo, qué elegimos, cómo queda configurado y cómo se usa cada día.
El punto de partida
Una gestoría de ejemplo, con el día a día de muchos despachos.
La demostración parte de una gestoría ficticia que lleva la gestión fiscal, laboral y contable de pequeñas empresas y autónomos, y coordina su documentación.
Tres trabajos se repiten: responder las mismas consultas de clientes, comparar propuestas de seguro página a página y cuadrar cada trimestre la facturación con la contabilidad. Algunas personas ya usaban ChatGPT por su cuenta, sin instrucciones comunes ni reglas de datos.
- Equipo
- Administración, área profesional y contabilidad.
- Herramientas
- Correo, Excel, programa de facturación, programa de contabilidad y ChatGPT, de uso individual.
- Objetivo
- Usar la IA en tareas concretas, con reglas claras y con una persona que revise cada resultado.
Cinco tareas valoradas, tres elegidas
Elegimos un máximo de tres tareas en las que la IA puede ayudar con un riesgo controlable. No añadimos tareas flojas para llenar.
| Tarea | Quién la hace | Frecuencia | Decisión |
|---|---|---|---|
| Respuestas a consultas administrativas de clientesLas mismas preguntas (canal, horario, estado de recepción) se responden a mano cada día, y cada persona lo redacta de forma distinta. | Administración | Diaria | Elegido · P01 |
| Comparación de propuestas de seguro y de versiones de documentosComparar dos propuestas largas página a página es lento, y es fácil pasar por alto una exclusión. | Área profesional | Semanal | Elegido · P03 |
| Cuadro trimestral de facturas emitidas y contabilidadSe buscan a ojo las facturas que faltan, las duplicadas o las que tienen importes diferentes. | Contabilidad | Trimestral | Experimento · P06 |
| Recordatorios de documentación pendienteTodavía no hay una lista de pendientes validada por cliente; sin esta lista, el recordatorio no es fiable. | Administración | Mensual | Aplazado |
| Consultas internas sobre procedimientosEl conocimiento interno aprobado todavía es pequeño. Se revisará cuando los procedimientos estén documentados. | Todo el equipo | Semanal | Aplazado |
Cómo queda configurado
Un proyecto de ChatGPT dedicado al despacho. El equipo escribe peticiones cortas; el proyecto ya sabe cómo tiene que trabajar.
- Instrucciones permanentes
Project_Instructions.mdRol, fuentes y autoridad, qué hacer cuando falta información, límites profesionales, revisión humana, datos y formato de las respuestas. - Conocimiento aprobado
Knowledge_Pack.mdLos hechos del despacho con versión y vigencia: por ejemplo, que el canal para recibir documentación es el Portal documental (K01 v2.0). - Flujos de trabajo
Selected_Playbooks.mdCómo se ejecuta cada uno de los tres flujos elegidos, y qué no se debe hacer nunca. - Motor de conciliación
p06_reconcile.pyCompara dos listas fila a fila con código verificado. La IA explica el resultado; no calcula de memoria.
Cómo lo pide el equipo
- P01Responde a este cliente según nuestra información.Revisa: Responsable de Administración
- P03Compara estas dos pólizas.Revisa: Responsable Profesional
- P06Encuentra qué falta entre estos dos Excels.Revisa: Responsable de Administración
La guía paso a paso
Seis pasos para dejar el espacio preparado, cada uno con lo que hay que hacer y cómo saber que ha ido bien.
- Paso 1 · Abre
Crea un proyecto nuevo
En la barra lateral, en «Proyectos», crea un proyecto nuevo.
Se abre el diálogo para crear el proyecto.
- Paso 2 · Nombra
Ponle el nombre del despacho
Escribe el nombre del despacho, por ejemplo «Gestoría · espacio de IA», y elige que la memoria sea exclusiva del proyecto.
El proyecto aparece en la barra lateral.
- Paso 3 · Pega
Pega las instrucciones
Abre la configuración del proyecto y pega todo el contenido de las instrucciones. Después, guarda.
El texto completo cabe: no recortes nada.
- Paso 4 · Añade
Añade los archivos del proyecto
Sube el conocimiento aprobado, los flujos de trabajo y el motor de conciliación a las fuentes del proyecto.
Cada archivo aparece una sola vez.
- Paso 5 · Prueba
Haz la primera prueba
Abre una conversación nueva dentro del proyecto y haz las tres primeras pruebas, una por flujo.
La guía describe qué deberías ver en cada prueba.
- Paso 6 · Comprueba
Completa las comprobaciones
Antes de trabajar con datos reales: instrucciones enteras, archivos sin duplicados, pruebas correctas y revisores claros.
Si alguna prueba no sale como se espera, no se trabaja con datos reales.
Las peticiones para copiar
Cada petición tiene un botón que la copia exactamente, sin títulos ni explicaciones. Las tres primeras sirven para probar el espacio; las demás, para el día a día.
Responde a este cliente: «Hola, ¿dónde os puedo enviar las facturas del trimestre?»
Compara estas dos propuestas de seguro: prima, límite, franquicia y exclusiones. No elijas ninguna.
Encuentra qué falta entre estos dos Excels de facturas del tercer trimestre.
Responde a este cliente según nuestra información.
¿Qué ha cambiado entre la v1 y la v2?
Muestra los importes diferentes con la fila.
Qué datos se incluyen
Tres listas claras para que nadie tenga que dudar. Cuando llega un dato que no debería estar, el espacio se detiene y pide una versión reducida.
Seguro
- Datos sintéticos o anonimizados
- Información pública
- Conocimiento interno aprobado
- Exportaciones de facturas con solo número, fecha, importe y moneda
Minimizar antes
- Facturas, contratos, pólizas y correos con nombres, NIF o direcciones
- Excels y CSV con columnas o filas sobrantes
- Propuestas de seguro: quitar el nombre, el NIF y la dirección del tomador
No subir nunca
- Contraseñas y credenciales
- Certificados digitales
- Datos y credenciales bancarios
- Nóminas completas
- Listas masivas de clientes
- Buzones de correo enteros
Nunca: enviar, presentar, pagar, firmar ni modificar nada. Eso siempre lo hace una persona.
Una auditoría para tu equipo
La tuya sería distinta: tus tareas, tu información y tus reglas.