Auditoria d'una gestoria
L'auditoria d'IA completa d'una gestoria d'exemple: com treballa l'equip, què vam triar, com queda configurat i com es fa servir cada dia.
El punt de partida
Una gestoria d'exemple, amb el dia a dia de molts despatxos.
La demostració parteix d'una gestoria fictícia que porta la gestió fiscal, laboral i comptable de petites empreses i autònoms, i coordina la seva documentació.
Tres feines es repeteixen: respondre les mateixes consultes de clients, comparar propostes d'assegurança pàgina a pàgina i quadrar cada trimestre la facturació amb la comptabilitat. Algunes persones ja feien servir ChatGPT pel seu compte, sense instruccions comunes ni regles de dades.
- Equip
- Administració, àrea professional i comptabilitat.
- Eines
- Correu, Excel, programa de facturació, programa de comptabilitat i ChatGPT, d'ús individual.
- Objectiu
- Fer servir la IA en tasques concretes, amb regles clares i amb una persona que revisi cada resultat.
Cinc tasques valorades, tres de triades
Triem un màxim de tres tasques on la IA pot ajudar amb un risc controlable. No n'afegim de febles per omplir.
| Tasca | Qui la fa | Freqüència | Decisió |
|---|---|---|---|
| Respostes a consultes administratives de clientsLes mateixes preguntes (canal, horari, estat de recepció) es responen a mà cada dia, i cada persona ho redacta diferent. | Administració | Diària | Triat · P01 |
| Comparació de propostes d'assegurança i de versions de documentsComparar dues propostes llargues pàgina a pàgina és lent, i és fàcil passar per alt una exclusió. | Àrea professional | Setmanal | Triat · P03 |
| Quadre trimestral de factures emeses i comptabilitatEs busquen a ull les factures que falten, les duplicades o les que tenen imports diferents. | Comptabilitat | Trimestral | Experiment · P06 |
| Recordatoris de documentació pendentEncara no hi ha una llista de pendents validada per client; sense aquesta llista, el recordatori no és fiable. | Administració | Mensual | Ajornat |
| Consultes internes sobre procedimentsEl coneixement intern aprovat encara és petit. Es revisarà quan els procediments estiguin documentats. | Tot l'equip | Setmanal | Ajornat |
Com queda configurat
Un projecte de ChatGPT dedicat al despatx. L'equip hi escriu peticions curtes; el projecte ja sap com ha de treballar.
- Instruccions permanents
Project_Instructions.mdRol, fonts i autoritat, què fer quan falta informació, límits professionals, revisió humana, dades i format de les respostes. - Coneixement aprovat
Knowledge_Pack.mdEls fets del despatx amb versió i vigència: per exemple, que el canal per rebre documentació és el Portal documental (K01 v2.0). - Fluxos de treball
Selected_Playbooks.mdCom s'executa cadascun dels tres fluxos triats, i què no s'ha de fer mai. - Motor de conciliació
p06_reconcile.pyCompara dues llistes fila a fila amb codi verificat. La IA explica el resultat; no calcula de memòria.
Com ho demana l'equip
- P01Respon aquest client segons la nostra informació.Revisa: Responsable d'Administració
- P03Compara aquestes dues pòlisses.Revisa: Responsable Professional
- P06Troba què falta entre aquests dos Excels.Revisa: Responsable d'Administració
La guia pas a pas
Sis passos per deixar l'espai preparat, cadascun amb el que cal fer i com saber que ha anat bé.
- Pas 1 · Obre
Crea un projecte nou
A la barra lateral, a «Projectes», crea un projecte nou.
S'obre el diàleg per crear el projecte.
- Pas 2 · Anomena
Posa-li el nom del despatx
Escriu el nom del despatx, per exemple «Gestoria · espai d'IA», i tria que la memòria sigui exclusiva del projecte.
El projecte apareix a la barra lateral.
- Pas 3 · Enganxa
Enganxa les instruccions
Obre la configuració del projecte i enganxa tot el contingut de les instruccions. Després, desa.
El text complet hi cap: no n'escurcis res.
- Pas 4 · Afegeix
Afegeix els fitxers del projecte
Puja el coneixement aprovat, els fluxos de treball i el motor de conciliació a les fonts del projecte.
Cada fitxer hi apareix una sola vegada.
- Pas 5 · Prova
Fes la primera prova
Obre una conversa nova dins del projecte i fes les tres primeres proves, una per flux.
La guia descriu què hauries de veure en cada prova.
- Pas 6 · Comprova
Completa les comprovacions
Abans de treballar amb dades reals: instruccions senceres, fitxers sense duplicats, proves correctes i revisors clars.
Si alguna prova no surt com s'espera, no s'hi treballa amb dades reals.
Les peticions per copiar
Cada petició té un botó que la copia exactament, sense títols ni explicacions. Les tres primeres serveixen per provar l'espai; les altres, per al dia a dia.
Respon aquest client: «Hola, on us puc fer arribar les factures del trimestre?»
Compara aquestes dues propostes d'assegurança: prima, límit, franquícia i exclusions. No en triïs cap.
Troba què falta entre aquests dos Excels de factures del tercer trimestre.
Respon aquest client segons la nostra informació.
Què ha canviat entre la v1 i la v2?
Mostra els imports diferents amb la fila.
Quines dades hi entren
Tres llistes clares perquè ningú hagi de dubtar. Quan arriba una dada que no hi hauria de ser, l'espai s'atura i demana una versió reduïda.
Segur
- Dades sintètiques o anonimitzades
- Informació pública
- Coneixement intern aprovat
- Exportacions de factures amb només número, data, import i moneda
Minimitzar abans
- Factures, contractes, pòlisses i correus amb noms, NIF o adreces
- Excels i CSV amb columnes o files sobrants
- Propostes d'assegurança: treure el nom, el NIF i l'adreça del prenedor
No pujar mai
- Contrasenyes i credencials
- Certificats digitals
- Dades i credencials bancàries
- Nòmines completes
- Llistes massives de clients
- Bústies de correu senceres
Mai: enviar, presentar, pagar, signar ni modificar res. Això sempre ho fa una persona.
Una auditoria per al teu equip
La teva seria diferent: les teves tasques, la teva informació i les teves regles.